Dietro le luci della ribalta, il glamour del red carpet e l’emozione delle performance, esiste un ingranaggio complesso e invisibile che rende tutto possibile. Oggi abbiamo il piacere di parlare con Katrin Zanna, colonna portante della Segreteria Organizzativa di ItaliaVision Festival. In un evento che celebra il talento e la visione territoriale, Katrin è la figura che tesse le fila del coordinamento, trasformando la complessità logistica in un’esperienza fluida per artisti e pubblico. Con lei scopriremo cosa significa davvero ‘organizzare la cultura’ e quali sono le sfide quotidiane di un festival in costante crescita.
Spesso si pensa all’organizzazione come a una serie di task tecnici. Per te, quanto conta l’aspetto “creativo” e umano nel gestire la segreteria di un festival come ItaliaVision?
Per me conta tantissimo, forse è proprio la parte più importante. L’organizzazione non è solo gestione di file, timing e problem solving: è capire le persone, anticipare bisogni, creare connessioni e mantenere equilibrio anche nei momenti più intensi. In un festival come ItaliaVision ogni artista, ospite o collaboratore ha esigenze diverse, e il lato umano fa davvero la differenza nel modo in cui si vive l’esperienza.
Anche la creatività è fondamentale, perché organizzare significa trovare soluzioni continue, spesso in tempi molto rapidi. Serve visione, capacità di adattarsi e sensibilità nel trasformare la complessità in qualcosa di fluido e armonioso. Credo che la segreteria organizzativa sia un po’ il “dietro le quinte emotivo” del festival: se funziona bene, tutto sembra naturale, anche quando dietro c’è un enorme lavoro invisibile.
Come è cambiato il tuo approccio organizzativo dalla prima edizione a oggi? Qual è stata la lezione più importante che il Festival ti ha insegnato?
All’inizio avevo un approccio molto focalizzato sul controllo di ogni dettaglio. Con il tempo ho imparato che, negli eventi, la vera forza non è avere tutto perfettamente sotto controllo, ma saper reagire velocemente mantenendo lucidità ed energia positiva.
ItaliaVision mi ha insegnato soprattutto il valore della flessibilità e della fiducia nel team. Un festival cresce quando le persone lavorano in sinergia, comunicano bene e condividono la stessa visione. Ho imparato anche che ogni edizione lascia qualcosa: nuove competenze, nuovi rapporti umani e una maggiore consapevolezza di quanto sia importante creare un’esperienza autentica, non solo ben organizzata.
Sappiamo che negli eventi l’imprevisto è la norma. Senza fare nomi, qual è stata la sfida logistica più complessa che hai dovuto risolvere “al volo” e che ti ha dato più soddisfazione?
Ce ne sono state diverse, perché negli eventi dal vivo gli imprevisti fanno parte del gioco. Una delle sfide più intense è stata dover riorganizzare in pochissimo tempo una parte importante della gestione ospiti a causa di cambi improvvisi di timing e necessità tecniche. È stato uno di quei momenti in cui devi prendere decisioni rapide, coordinare più persone contemporaneamente e trasmettere calma anche quando il tempo è pochissimo.
La soddisfazione più grande è stata vedere che il pubblico non si è accorto di nulla e che gli ospiti si sono sentiti comunque accolti e seguiti con attenzione. Credo che il successo dell’organizzazione si misuri proprio lì: quando il lavoro dietro le quinte riesce a proteggere la magia dell’evento.
ItaliaVision ha un forte legame con l’identità territoriale. In che modo la segreteria lavora per far sì che il festival non sia solo un evento “ospitato”, ma parte integrante del tessuto sociale che lo accoglie?
Credo che un festival abbia davvero valore quando riesce a dialogare con il territorio che lo ospita. Nel nostro lavoro cerchiamo sempre di creare connessioni reali con le persone, le attività e le realtà locali, valorizzando ciò che rende unico quel contesto.
La segreteria organizzativa lavora molto sulla rete: coordinamento con partner locali, attenzione all’accoglienza, coinvolgimento del pubblico e cura delle relazioni umane. L’obiettivo è fare in modo che ItaliaVision non venga percepito come qualcosa di “esterno”, ma come un’esperienza condivisa, capace di lasciare un impatto culturale ed emotivo sul territorio.
Quando disegni i processi organizzativi, qual è l’emozione o la sensazione che vorresti che ogni ospite (artista o spettatore) portasse a casa una volta spenti i riflettori?
Vorrei che ogni persona si sentisse parte di qualcosa di autentico. Che portasse con sé la sensazione di aver vissuto un’esperienza curata, accogliente e vera, non solo uno spettacolo.
Per me i dettagli organizzativi hanno valore proprio perché contribuiscono a creare emozioni: far sentire un artista ascoltato, un ospite seguito con attenzione o il pubblico coinvolto in un’atmosfera positiva. Quando le persone vanno via con entusiasmo, energia e il desiderio di tornare, significa che il lavoro invisibile dietro il festival ha funzionato davvero.
Cosa diresti a chi sogna di intraprendere una carriera nel management culturale e nel coordinamento di grandi eventi? Qual è la dote “non scritta” che non può mancare nel curriculum?
Direi di non fermarsi mai alla parte “glamour” degli eventi, perché questo lavoro richiede tantissima disciplina, resistenza mentale, capacità organizzativa e spirito di adattamento. È un settore meraviglioso, ma fatto anche di ritmi intensi, responsabilità e imprevisti continui.
La dote non scritta che secondo me non può mancare è l’intelligenza relazionale: saper comunicare bene, ascoltare, mantenere equilibrio sotto pressione e lavorare con empatia. Le competenze tecniche si imparano, ma la capacità di gestire le persone e creare armonia nei momenti complessi è ciò che fa davvero la differenza.
